Ulga na złe długi – odzysk podatku z niezapłaconych faktur

Wystawiłeś fakturę, odprowadziłeś VAT do urzędu skarbowego, zaksięgowałeś przychód w PIT lub CIT – a klient po prostu nie zapłacił. Twoje pieniądze zostały u dłużnika, a podatek trafił do budżetu państwa. Dla wielu przedsiębiorców to jedna z najbardziej frustrujących sytuacji w prowadzeniu firmy: płacisz podatek od transakcji, która w rzeczywistości nigdy nie doszła do skutku.

Polskie prawo podatkowe, na przykład ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) przewiduje jednak konkretne rozwiązanie: ulga na złe długi. Jeśli faktura pozostaje nieopłacona przez 90 dni od upływu terminu płatności, możesz skorygować rozliczony VAT, obniżyć podstawę opodatkowania w PIT lub CIT i przestać płacić podatek od pieniędzy, których nigdy nie otrzymałeś. To nie przywilej, to Twoje ustawowe prawo.

Ten poradnik wyjaśnia, jak działa ulga na złe długi w VAT, PIT i CIT: jakie warunki musisz spełnić, jak przeprowadzić korektę krok po kroku, jak wygląda przykładowe rozliczenie w deklaracji VAT-7 i co zrobić, żeby oprócz odzyskania podatku odzyskać też realne pieniądze od dłużnika.

Czym jest ulga na złe długi?

Ulga na złe długi to mechanizm podatkowy, który pozwala wierzycielowi skorygować, czyli zmniejszyć zobowiązanie podatkowe w sytuacji, gdy wystawiona faktura pozostaje nieopłacona przez 90 dni od terminu płatności. Mówiąc wprost: jeśli nie dostałeś pieniędzy, możesz odzyskać przynajmniej podatek, który za tę transakcję zapłaciłeś.

Ulga działa na trzech płaszczyznach podatkowych:

• VAT – korekta podatku należnego (korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego od nieopłaconej faktury),
• PIT – korekta podstawy opodatkowania w podatku dochodowym od osób fizycznych,
• CIT – korekta podstawy opodatkowania w podatku dochodowym od osób prawnych.

Podstawy prawne to odpowiednio:

• art. 89a ustawy o VAT – uprawnienie wierzyciela do korekty podatku należnego,
• art. 89b ustawy o VAT – obowiązki dłużnika,
• art. 26i ustawy o PIT – ulga na złe długi w podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 18f ustawy o CIT – ulga na złe długi w podatku dochodowym od osób prawnych.

Ulga na złe długi w VAT – warunki i instrukcja krok po kroku

Istnieje szereg warunków, które musi spełnić wierzyciel przed ubieganiem się o ulgę. Zanim złożysz korektę, sprawdź, czy spełniasz poniższe wymagania. Ulga na złe długi z VAT przysługuje, gdy:

1. Na dzień poprzedzający złożenie korekty deklaracji jesteś zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.
2. Od końca roku, w którym wystawiłeś fakturę, nie minęły więcej niż 3 lata.
3. Wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od terminu płatności.

Co ważne, od października 2021 r. zniesiono dwa dodatkowe warunki, które wcześniej znacznie utrudniały skorzystanie z ulgi. Dziś nie musisz już sprawdzać, czy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT ani czy nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego lub upadłościowego. To istotne uproszczenie, szczególnie gdy kontrahent znika lub przestaje odpowiadać. Tak przedstawiają się warunki ulgi na złe długi VAT, które obowiązują dziś.

Jak skorzystać z ulgi na złe długi krok po kroku? Proces ten wygląda następująco:

1. Potwierdź, że minęło 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze, a należność nadal nie wpłynęła.
2. Zweryfikuj warunki opisane powyżej, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy faktura nie jest starsza niż 3 lata, czy wierzytelność nie została zbyta.
3. Przygotuj załącznik VAT-ZD, zawiera on dane wierzyciela i dłużnika (w tym NIP), numer i datę faktury, kwotę netto, kwotę VAT oraz wysokość korekty.
4. Ujmij korektę w deklaracji VAT-7 za okres rozliczeniowy, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności. Korekta zmniejsza Twoją sprzedaż opodatkowaną i podatek należny.
5. Złóż deklarację wraz z załącznikiem VAT-ZD do urzędu skarbowego (w ramach pliku JPK\_V7).

Ulga działa również przy częściowo nieopłaconych fakturach. W tym przypadku korygуjesz tylko tę część, która pozostaje nieuregulowana. Jeśli dłużnik zapłaci po dokonaniu korekty, masz obowiązek odwrócić korektę w deklaracji za okres, w którym wpłynęła zapłata.

Jak wykazać ulgę w deklaracji VAT-7 – przykład

Przepisy są jedną rzeczą. Zobaczmy jednak, jak to wygląda w praktyce. Poniższy przykład pokazuje ulgę na złe długi w deklaracji VAT-7 na konkretnych liczbach, które możesz zastąpić własnymi.

• Faktura wystawiona 2 stycznia 2025 r., wartość brutto: 12 300 zł (w tym VAT: 2 300 zł, netto: 10 000 zł)
• Termin płatności to 16 stycznia 2025 r.
• 90 dni od terminu płatności mija 16 kwietnia 2025 r. – faktura nadal nieopłacona

Jak postępuje wierzyciel:

1. Stwierdza, że 16 kwietnia 2025 r. minęło 90 dni od terminu płatności.
2. Weryfikuje warunki: jest czynnym podatnikiem VAT, faktura nie jest starsza niż 3 lata, wierzytelność nie została zbyta.
3. Wypełnia załącznik VAT-ZD: wpisuje dane dłużnika (nazwa, NIP), numer faktury, datę wystawienia, kwotę netto (10 000 zł), kwotę VAT (2 300 zł) i kwotę korekty (2 300 zł).
4. W deklaracji VAT-7 za kwiecień 2025 r. zmniejsza podstawę opodatkowania o 10 000 zł i podatek należny o 2 300 zł.
5. Składa JPK\_V7 z załącznikiem VAT-ZD.

Rezultat: wierzyciel odzyskuje 2 300 zł VAT, który odprowadził do urzędu skarbowego od transakcji, za którą nigdy nie otrzymał zapłaty.

Jeśli dłużnik zapłaci np. w czerwcu 2025 r., wierzyciel musi w deklaracji za czerwień 2025 r. z powrotem zwiększyć podatek należny o 2 300 zł. Korekta się zamyka, ale przez ten czas wierzyciel nie finansował podatku z własnej kieszeni.

Ulga na złe długi w PIT – warunki i jak skorzystać

Ulga na złe długi w podatku dochodowym to rozwiązanie, które pozwala przedsiębiorcy rozliczającemu się na podstawie PIT odzyskać podatek zapłacony od przychodu, który nigdy nie wpłynął na jego konto. Podstawą prawną jest tutaj art. 26i ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 ze zm.). Przepis ten wszedł w życie 1 stycznia 2020 r. i od tego czasu wierzyciele prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub rozliczający się w formie spółki osobowej mogą skutecznie zmniejszać podstawę opodatkowania o wartość nieopłaconych wierzytelności.

Podobnie jak w VAT istnieje szereg warunków, które muszą być spełnione. Zanim zastosujesz ulgę, sprawdź, czy Twoja sytuacja spełnia wszystkie poniższe przesłanki określone w art. 26i ust. 2 ustawy o PIT:

1. Obie strony transakcji są podatnikami PIT podlegającymi nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Oznacza to, że ulga nie zadziała, jeśli Twój kontrahent jest zagraniczną osobą fizyczną niebędącą rezydentem Polski albo podmiotem rozliczającym się na gruncie CIT (wtedy zastosowanie ma ustawa o CIT, nie PIT).
2. Na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc złożenia zeznania podatkowego dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego ani w trakcie likwidacji. To warunek, który odróżnia ulgę w PIT od uproszczonych zasad obowiązujących w VAT - tam wymóg ten został zniesiony od października 2021 r. W PIT nadal obowiązuje.
3. Od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę dokumentującą wierzytelność, nie upłynęły więcej niż 2 lata (24 miesiące). Przykład: faktura wystawiona w marcu 2023 r. – termin na skorzystanie z ulgi mija z końcem 2025 r.
4. Wierzytelność nie została zbyta ani zabezpieczona na rzecz osoby trzeciej, np. w drodze cesji, faktoringu czy zastawu. Jeśli sprzedałeś wierzytelność firmie windykacyjnej lub faktoringowej, tracisz prawo do korekty.

Dodatkowo, podobnie jak w VAT, podstawowym warunkiem uruchomienia ulgi jest upływ 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie, bez uregulowania należności przez dłużnika.

Ulga na złe długi PIT (działa na poziomie podstawy opodatkowania, a nie podatku należnego (jak w VAT). Korekcie podlega kwota netto nieopłaconej faktury, bez podatku VAT. Jak z niej korzystać?

W zeznaniu rocznym jako wierzyciel zmniejszasz dochód stanowiący podstawę obliczenia podatku (lub zwiększa stratę) w zeznaniu rocznym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności. Jeśli np. 90 dni minęło w październiku 2024 r., korektę wykazujesz w PIT za rok 2024, składanym do 30 kwietnia 2025 r.

W kwestii zaliczek na podatek dochodowy nie musisz czekać z korektą do końca roku. Zgodnie z art. 26i ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT ulgę możesz uwzględnić już przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za okres rozliczeniowy, w którym minęło 90 dni od terminu płatności. To ważna informacja dla przedsiębiorców, którzy płacą zaliczki miesięczne lub kwartalne - nie musisz zamrażać gotówki na podatek przez cały rok.

Korekta jest konieczna po zapłacie przez dłużnika. Jeśli dłużnik ureguluje należność już po tym, jak skorzystałeś z ulgi, masz obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania (lub zmniejszyć stratę) w rozliczeniu za okres, w którym otrzymałeś zapłatę. Zasada jest prosta: ulga jest tymczasowa. Działa do momentu faktycznego rozliczenia transakcji.

Kluczowa różnica względem VAT jest następująca: w PIT korygуjesz kwotę netto faktury. W VAT korygуjesz podatek należny (samą kwotę VAT). To dwie niezależne korekty. Możesz skorzystać z obu jednocześnie, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i spełniasz warunki obu ustaw.

Ulga na złe długi w CIT – warunki i jak skorzystać

Ulga na złe długi CIT opiera się na analogicznym mechanizmie co ulga w PIT, jednak jej podstawą prawną jest art. 18f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86 ze zm.). Przepis obowiązuje od 1 stycznia 2020 r. i skierowany jest do spółek z o.o., spółek akcyjnych oraz innych podmiotów będących podatnikami CIT.

Warunki są niemal identyczne jak w PIT:

1. Obie strony, wierzyciel i dłużnik, są podatnikami CIT podlegającymi nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Jeśli dłużnikiem jest osoba fizyczna prowadząca działalność (podatnik PIT) lub podmiot zagraniczny, ulga z art. 18f nie przysługuje.
2. Na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc złożenia zeznania dłużnik nie jest w trakcie restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji.
3. Od końca roku kalendarzowego wystawienia faktury nie upłynęły więcej niż 24 miesiące.
4. Wierzytelność nie została zbyta ani zabezpieczona na rzecz osoby trzeciej.

Jak zastosować ulgę w CIT? Tutaj również mechanizm jest tożsamy z PIT: wierzyciel zmniejsza podstawę opodatkowania (dochód) lub zwiększa stratę o kwotę netto nieopłaconej wierzytelności. Korektę uwzględnia się:

• w zeznaniu rocznym CIT-8 za rok, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności,
• w zaliczkach na CIT, już w trakcie roku podatkowego, w miesiącu lub kwartale, w którym minął 90-dniowy termin.

Co wyróżnia CIT na tle PIT? Przede wszystkim rok podatkowy w CIT nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym - spółka może mieć rok podatkowy trwający np. od 1 lipca do 30 czerwca. To szczegół, który łatwo przeoczyć przy księgowaniu ulgi na złe długi w podmiotach z przesuniętym rokiem podatkowym.

Podobnie jak w PIT: jeśli dłużnik zapłaci po skorzystaniu z ulgi, wierzyciel musi odwrócić korektę w rozliczeniu za okres otrzymania zapłaty. Ulga na złe długi u dłużnika w CIT działa lustrzanie - dłużnik będący podatnikiem CIT ma obowiązek zwiększyć swój dochód (na podstawie art. 18f ust. 4 ustawy o CIT) o wartość netto nieopłaconego zobowiązania, jeśli nie uregulował go w ciągu 90 dni od terminu płatności.

Porównanie: ulga na złe długi w VAT, PIT i CIT

Ulga na złe długi funkcjonuje równolegle w trzech podatkach, ale zasady jej stosowania różnią się istotnie. W poniżej tabeli znajdziesz zestawienie najważniejszych różnic.

Jak możesz zauważyć, ulga na złe długi VAT jest dziś najbardziej liberalna pod względem warunków dotyczących dłużnika. Od października 2021 r. wierzyciel nie musi weryfikować, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT ani czy nie ogłosił upadłości. W PIT i CIT te wymogi nadal obowiązują i są częstą przyczyną utraty prawa do ulgi, gdy dłużnik w międzyczasie wchodzi w restrukturyzację.

Po drugie, termin na skorzystanie z ulgi jest dłuższy w VAT (3 lata) niż w podatkach dochodowych (24 miesiące). Po trzecie, korekta w PIT i CIT zawsze dotyczy kwoty netto, podczas gdy w VAT korygуjesz wyłącznie kwotę samego podatku.

Obowiązki dłużnika

Ulga na złe długi u dłużnika to temat, o którym mówi się znacznie rzadziej niż o prawach wierzyciela. Mechanizm ulgi nie jest jednostronny. Polskie prawo podatkowe nakłada na dłużnika symetryczne obowiązki, które działają niezależnie od tego, czy wierzyciel faktycznie skorzystał z korekty.

Obowiązki dłużnika w VAT

Na podstawie art. 89b ustawy o VAT dłużnik, który odliczył podatek naliczony z faktury zakupowej, ale nie zapłacił jej w terminie, musi skorygować (zmniejszyć) odliczony VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Nie ma tu znaczenia, czy wierzyciel w ogóle skorzystał ze swojej ulgi.

Jeśli dłużnik nie dokona wymaganej korekty dobrowolnie, a urząd skarbowy wykryje nieprawidłowość w trakcie kontroli, grozi mu dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty VAT, której nie skorygował (art. 112b ustawy o VAT).

Obowiązki dłużnika w PIT i CIT

W podatkach dochodowych księgowanie ulgi na złe długi wygląda analogicznie. Dłużnik będący podatnikiem PIT (na podstawie art. 26i ust. 4 ustawy o PIT) lub CIT (na podstawie art. 18f ust. 4 ustawy o CIT) ma obowiązek zwiększyć swój dochód, lub zmniejszyć stratę, o kwotę netto nieopłaconego zobowiązania, jeśli nie uregulował go w ciągu 90 dni od terminu płatności. Nie może już traktować tego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu.

Ulga to nie wszystko – jak faktycznie odzyskać pieniądze

Ulga na złe długi krok po kroku rozwiązuje problem podatkowy - przestajesz płacić podatek od pieniędzy, których nie dostałeś. To realne wsparcie dla płynności finansowej firmy. Ale ulga nie sprawia, że dłużnik nagle reguluje należność. Twoje konto nadal jest puste. Faktura nadal jest nieopłacona.

Żeby odzyskać realne pieniądze, musisz podjąć następujące działania na płaszczyźnie cywilnoprawnej:

1. Formalne wezwanie do zapłaty – zacznij od wysłania pisemnego wezwania do zapłaty z wyznaczonym terminem (zazwyczaj 7-14 dni) i informacją o konsekwencjach. Wezwanie to nie tylko formalność, jest dowodem w ewentualnym postępowaniu sądowym i często skutkuje dobrowolną spłatą.

2. Odsetki ustawowe i ryczałt za koszty odzyskiwania – na podstawie ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2013 poz. 403 ze zm.) wierzyciel ma prawo do:

• odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, naliczanych od dnia wymagalności faktury,
• ryczałtu za koszty odzyskiwania należności: 40 euro (faktury do 5 000 zł), 70 euro (faktury 5 000-50 000 zł) lub 100 euro (faktury powyżej 50 000 zł).

3. Windykacja pozasądowa – jeśli wezwanie do zapłaty nie przynosi efektu, kolejnym krokiem jest zaangażowanie profesjonalnej firmy windykacyjnej. Windykacja długów prowadzona przez specjalistów ma znacznie wyższą skuteczność niż samodzielne działania wierzyciela. eWindik to firma windykacyjna, która specjalizuje się w odzyskiwaniu należności dla przedsiębiorców z całej Polski. Działa na etapie polubownym, czyli bez angażowania sądu i komornika. Co ważne, eWindik działa w modelu opartym na skuteczności - nie obciąża Cię kosztami z góry za sprawy, które nie kończą się odzyskaniem pieniędzy.

4. Postępowanie sądowe i egzekucja komornicza – jeśli windykacja polubowna nie przynosi rezultatu, sprawa trafia do sądu. W zależności od wartości roszczenia i jego charakteru możliwe jest postępowanie upominawcze (nakaz zapłaty) lub zwykłe postępowanie cywilne. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego wierzyciel kieruje sprawę do komornika, który zajmuje środki na rachunkach bankowych dłużnika, jego wynagrodzenie lub majątek.

Ulga na złe długi VAT i windykacja to nie alternatywy, ale dwa uzupełniające się narzędzia. Ulga chroni Twoją pozycję podatkową i poprawia płynność finansową w krótkim terminie. Windykacja odzyskuje realne pieniądze, czyli całą należną Ci kwotę wraz z odsetkami i ryczałtem. Najskuteczniejsi wierzyciele korzystają z obu jednocześnie: składają korektę podatkową i równolegle uruchamiają procedurę odzyskiwania długu.

FAQ – Ulga na złe długi

Czy mogę skorzystać z ulgi na złe długi, jeśli dłużnik jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności?

To zależy od rodzaju podatku. W przypadku ulgi na złe długi w VAT – tak, od października 2021 r. warunek, że dłużnik musi być czynnym podatnikiem VAT, został zniesiony. Natomiast w PIT i CIT ulga przysługuje wyłącznie wtedy, gdy obie strony transakcji podlegają nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce jako podatnicy PIT lub CIT. Sprzedaż na rzecz konsumenta (osoby prywatnej) w podatku dochodowym nie uprawnia do korekty.

Co się stanie, jeśli dłużnik zapłaci po tym, jak skorzystałem już z ulgi?

Gdy dłużnik ureguluje należność po tym, jak skorzystałeś z ulgi, masz obowiązek cofnąć dokonaną korektę. W VAT zwiększasz z powrotem podstawę opodatkowania i podatek należny w deklaracji za okres, w którym otrzymałeś zapłatę. W PIT i CIT analogicznie zwiększasz dochód (lub zmniejszasz stratę) w rozliczeniu za okres wpływu środków.

Czy mogę skorzystać z ulgi, jeśli faktura została zapłacona tylko częściowo?

Tak. Ulga na złe długi działa również w przypadku częściowo nieopłaconych faktur. Korektę stosujesz wyłącznie do tej części należności, która pozostaje nieuregulowana po upływie 90 dni od terminu płatności. Zarówno w VAT (korekta podatku należnego), jak i w PIT/CIT (korekta podstawy opodatkowania o kwotę netto), rozliczasz jedynie proporcjonalną część odpowiadającą niezapłaconej kwocie.

Czy skorzystanie z ulgi wpływa na możliwość dochodzenia długu?

Nie, ulga na złe długi u dłużnika to wyłącznie mechanizm podatkowy i nie wywiera żadnego skutku na płaszczyźnie cywilnoprawnej. Wierzytelność nadal istnieje, a Ty zachowujesz pełne prawo do jej dochodzenia: wysyłania wezwań do zapłaty, naliczania odsetek ustawowych czy ryczałtu windykacyjnego. Ulga chroni Twoją pozycję podatkową.

Czy jest termin, do którego muszę skorzystać z ulgi na złe długi?

Tak, obowiązują różne terminy w zależności od podatku. W VAT ulga na złe długi przysługuje, jeśli złożysz korektę do końca trzeciego roku licząc od końca roku, w którym wystawiłeś fakturę. W PIT i CIT termin jest krótszy – wynosi 24 miesiące od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę. Po upływie tych terminów prawo do ulgi przepada.