Rekompensata za koszty odzyskiwania należności — jak uzyskać 40,70 lub 100 euro

Gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą faktury, większość przedsiębiorców skupia się przede wszystkim na odzyskaniu należności głównej oraz ewentualnych odsetek. Niewiele osób zdaje sobie jednak sprawę, że przysługuje im także rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 lub nawet 100 euro. Można uzyskać ją automatycznie, bez konieczności udowadniania jakichkolwiek rzeczywistych kosztów.

To uprawnienie wynika wprost z przepisów prawa, a konkretnie z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Powszechnie nazywa się ją ustawą antyzatorową. Jej głównym celem jest ograniczenie zatorów płatniczych oraz wsparcie wierzycieli w pokrywaniu kosztów związanych z dochodzeniem należności od nierzetelnych dłużników.

W tym poradniku wyjaśniamy dokładnie, komu przysługuje rekompensata, ile wynosi, jak ją prawidłowo obliczyć oraz jak skutecznie dochodzić jej w praktyce.

Czym jest rekompensata za koszty odzyskiwania należności?

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności to zryczałtowana kwota, która przysługuje każdemu wierzycielowi w sytuacji, gdy dłużnik nie zapłaci w terminie za fakturę w ramach transakcji handlowej. Jest to dodatkowe świadczenie pieniężne, niezależne od należności głównej i odsetek, mające pokryć koszty związane z dochodzeniem zapłaty.

Podstawą prawną tego uprawnienia jest art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. To właśnie ten przepis wprowadza prawo do rekompensaty jako element ochrony wierzycieli w relacjach biznesowych.

W praktyce warto zapamiętać trzy kluczowe cechy tej rekompensaty:

• ma charakter automatyczny, co oznacza, że powstaje z mocy prawa i nie wymaga składania odrębnego wezwania do zapłaty ani dodatkowych formalności.
• wierzyciel nie musi udowadniać, że poniósł jakiekolwiek rzeczywiste koszty windykacji, ponieważ jest to zryczałtowana rekompensata.
• przepisy te mają zastosowanie wyłącznie do transakcji handlowych, czyli relacji B2B lub z udziałem podmiotów publicznych, i nie obejmują zobowiązań konsumenckich.

Warto też wiedzieć, że pierwotnie przepisy przewidywały jedynie jedną stawkę rekompensaty w wysokości 40 euro. Dopiero od 1 stycznia 2020 roku wprowadzono trzy progi kwotowe uzależnione od wysokości świadczenia pieniężnego. Podział na progi odzwierciedla skalę danej transakcji i potencjalne koszty jej dochodzenia.

Ile wynosi rekompensata? Trzy progi kwotowe

Wysokość rekompensaty za koszty odzyskiwania należności zależy bezpośrednio od wartości świadczenia pieniężnego wynikającego z danej transakcji handlowej. Obecnie obowiązują trzy progi kwotowe, które określają wysokość należnej kwoty:

• 40 euro — gdy wartość należności nie przekracza 5 000 zł;
• 70 euro — gdy należność wynosi od 5 000 zł do 50 000 zł;
• 100 euro — gdy należność wynosi 50 000 zł lub więcej.

Dla przejrzystości przedstawiamy to w formie tabeli:

Warto pamiętać, że choć rekompensata określona jest w euro, w praktyce dochodzi się jej w złotówkach. Dlatego konieczne jest przeliczenie jej na równowartość w PLN według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym należność stała się wymagalna.

Przykład obliczenia

Załóżmy następującą sytuację:

• faktura: 15 000 zł
• termin płatności: 15 marca
• brak zapłaty w terminie

W tym przypadku należność mieści się w przedziale od 5 000 zł do 50 000 zł, więc przysługuje rekompensata 70 euro.

Aby obliczyć jej wartość w złotówkach:

• bierzemy średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego lutego
• przykładowo: 1 euro = 4,50 zł
• obliczenie: 70 × 4,50 zł = 315 zł

Oznacza to, że wierzyciel może doliczyć do należności dodatkowo 315 zł tytułem rekompensaty.

Aktualny kurs euro można w każdej chwili sprawdzić na stronie Narodowego Banku Polskiego. Warto sprawdzać go dla prawidłowego wyliczenia kwoty roszczenia.

Kiedy powstaje prawo do rekompensaty?

Prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności powstaje automatycznie, ale tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki wynikające z przepisów o transakcjach handlowych.

Aby móc ją naliczyć, muszą zostać spełnione trzy podstawowe przesłanki:

• wierzyciel wykonał swoje zobowiązanie, czyli dostarczył towar lub wykonał usługę;
• dłużnik nie dokonał zapłaty w uzgodnionym terminie płatności;
• transakcja ma charakter handlowy, czyli jest zawarta pomiędzy przedsiębiorcami lub podmiotami publicznymi.

W praktyce oznacza to, że rekompensata przysługuje w typowych relacjach B2B, gdzie mamy do czynienia z fakturą, określonym terminem zapłaty oraz opóźnieniem po stronie dłużnika.

Co istotne, prawo do rekompensaty powstaje dokładnie w tym samym momencie, co prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Innymi słowy, jest to dzień następujący po upływie terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie.

Nie trzeba przy tym spełniać żadnych dodatkowych formalności. W szczególności nie ma obowiązku:

• wysyłania odrębnego wezwania do zapłaty w zakresie samej rekompensaty;
• wykazywania, że poniesiono rzeczywiste koszty windykacji;
• kierowania sprawy do sądu, aby „uzyskać” prawo do tej kwoty.

Uprawnienie to wynika bezpośrednio z przepisów i powstaje z mocy prawa.

Warto również zwrócić uwagę na sytuacje, w których płatność została podzielona na raty. W takim przypadku każda rata traktowana jest jako odrębne świadczenie pieniężne, a więc w razie opóźnienia rekompensata może być naliczana oddzielnie dla każdej przeterminowanej części należności.

Czy rekompensata przysługuje od każdej faktury?

W praktyce odpowiedź na to pytanie budzi wiele emocji, ale co do zasady brzmi: tak. Zgodnie z przepisami, prawo do zryczałtowanej kwoty przysługuje w odniesieniu do każdej pojedynczej transakcji handlowej. Jeśli więc każda wystawiona przez Ciebie faktura dokumentuje odrębną dostawę towaru lub wykonanie konkretnej, osobnej usługi, masz prawo naliczyć rekompensatę oddzielnie dla każdej z nich.

Warto zauważyć, że jeśli przeanalizujemy temat, jakim jest rekompensata 40 euro od każdej faktury orzecznictwo sądów w Polsce jest w tej kwestii wyjątkowo spójne i korzystne dla wierzycieli. Przez lata uformowała się silna linia orzecznicza, wsparta m.in. uchwałami Sądu Najwyższego, która wskazuje, że skoro ustawodawca posłużył się terminem „transakcja handlowa”, to każde odrębne zobowiązanie pieniężne daje podstawę do naliczenia ryczałtu.

Taki mechanizm ma być realną sankcją dla dłużnika, która skutecznie zniechęca do traktowania kontrahentów jak źródła darmowego kredytu kupieckiego i motywuje do pilnowania terminów płatności.

Granice roszczeń i ryzyko zakwestionowania not

Mimo że prawo stoi po stronie wierzyciela, nie jest to uprawnienie absolutne i nieograniczone. Sądy coraz częściej odwołują się do koncepcji nadużycia prawa podmiotowego, wynikającej z art. 5 Kodeksu cywilnego. Chodzi o sytuacje, w których wierzyciel formalnie działa zgodnie z przepisami, ale w praktyce wykorzystuje je w sposób sprzeczny z ich celem społeczno-gospodarczym.

Dobrym zobrazowaniem tego problemu jest sprawa rozpatrywana przez sąd w Elblągu (sygn. akt V Ga 162/20). Wierzyciel dochodził rekompensaty od 11 faktur o łącznej wartości około 2 137 zł. Łączna kwota samych ryczałtów wynosiła natomiast około 1 859 zł, czyli była niemal równa należności głównej. W takich skrajnych przypadkach, gdy suma dodatkowych opłat jest rażąco nieproporcjonalna do długu, sądy uznają, że masowe naliczanie ryczałtów w formie rekompensaty 40 euro to nadużycie prawa. Sędziowie mogą wtedy uznać, że cel wierzyciela nie polegał na odzyskaniu kosztów windykacji, lecz na wykreowaniu dodatkowego, nieetycznego źródła zarobku.

Wniosek jest prosty i praktyczny: jeżeli Twoje roszczenia dotyczą realnych, osobnych dostaw, a ich suma pozostaje na rozsądnym poziomie w stosunku do długu, sądy bez problemu je zasądzają. Jeżeli jednak Twoja strategia windykacyjna wygląda na próbę „zarabiania” na drobnych opóźnieniach przy pomocy lawiny not, istnieje ryzyko, że całe roszczenie zostanie zakwestionowane jako sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.

Jak w praktyce domagać się rekompensaty?

W teorii wszystko wygląda prosto, ale w praktyce kluczowe jest poprawne przeprowadzenie kilku kroków, żeby skutecznie doliczyć rekompensatę i później ją wyegzekwować.

Oblicz wysokość rekompensaty

Na początku ustalasz właściwy próg (40, 70 lub 100 euro) na podstawie wartości należności. Następnie przeliczasz ją na złotówki według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego termin wymagalności świadczenia.

Wystaw notę obciążeniową

Kolejnym krokiem jest formalne udokumentowanie roszczenia. Wystawiasz dłużnikowi notę obciążeniową, w której wskazujesz kwotę rekompensaty, podstawę prawną oraz powiązaną fakturę lub faktury.

Dodaj rekompensatę do wezwania do zapłaty

Następnie uwzględniasz ją w standardowym wezwaniu do zapłaty (payment demand letter), razem z należnością główną oraz odsetkami ustawowymi. Dzięki temu dłużnik widzi pełną kwotę zadłużenia w jednym dokumencie.

Uwzględnij ją w postępowaniu sądowym

Jeżeli dłużnik nadal nie reguluje płatności, możesz dochodzić całości roszczenia na drodze sądowej. W takim przypadku rekompensata jest doliczana do wartości przedmiotu sporu i staje się częścią pozwu, razem z fakturą i odsetkami.

W praktyce oznacza to, że rekompensata nie wymaga osobnej „walki” na każdym etapie. Jest po prostu dodatkowym elementem roszczenia, który konsekwentnie przenosisz od noty, przez wezwanie, aż po ewentualną egzekucję.

Rekompensata a odsetki — czy można domagać się obu?

Tak, można dochodzić zarówno odsetek, jak i rekompensaty jednocześnie. To dwa odrębne świadczenia, które pełnią zupełnie różne funkcje i nie wykluczają się nawzajem.

Odsetki stanowią rekompensatę za to, że wierzyciel nie otrzymał na czas należnych pieniędzy. Innymi słowy, wynagradzają „koszt czasu”, czyli zamrożenie środków finansowych po terminie płatności.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności pokrywa natomiast koszty związane z dochodzeniem zapłaty, takie jak działania administracyjne, windykacyjne czy prawne.

Oba świadczenia mają więc inne podstawy i inny cel, dlatego mogą być dochodzone równolegle od tego samego dłużnika za to samo opóźnienie w płatności.

W praktyce oznacza to, że wierzyciel może jednocześnie naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie oraz doliczyć zryczałtowaną rekompensatę 40, 70 lub 100 euro.

Warto również pamiętać, że jeżeli rzeczywiste koszty odzyskiwania należności są wyższe niż ustawowa rekompensata (np. gdy korzystasz z kancelarii prawnej lub firmy windykacyjnej), istnieje możliwość dochodzenia różnicy w postępowaniu sądowym. W takim przypadku konieczne jest jednak udokumentowanie poniesionych wydatków.

Więcej o samych odsetkach znajdziesz tutaj: nota odsetkowa.

Podsumowując: odsetki i rekompensata działają równolegle. Jedno nie zastępuje drugiego, tylko razem tworzą pełny mechanizm ochrony wierzyciela w przypadku opóźnień w transakcjach handlowych.

Czym jest ustawa antyzatorowa?

Ustawa antyzatorowa to potoczna nazwa, pod którą kryje się ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (wcześniej funkcjonująca jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych).

Jej głównym celem jest systemowa ochrona wierzycieli przed przewlekłymi opóźnieniami w płatnościach oraz ograniczenie zjawiska tzw. zatorów płatniczych, które są jedną z głównych barier rozwoju sektora MŚP w Polsce.

Zatory płatnicze to sytuacja, w której jeden podmiot nie reguluje swoich zobowiązań na czas, co wywołuje efekt domina w całym łańcuchu dostaw. W praktyce oznacza to, że problemy jednego przedsiębiorstwa z płynnością finansową mogą szybko przenieść się na jego kontrahentów, dostawców i kolejne firmy. Ustawa ma temu przeciwdziałać, wzmacniając pozycję wierzyciela i motywując dłużników do terminowych płatności.

Poza samą rekompensatą za koszty odzyskiwania należności, ustawa wprowadza także inne istotne mechanizmy, takie jak maksymalne terminy zaplaty w transakcjach handlowych (co do zasady 30 dni w relacjach dużych firm z MŚP oraz 60 dni w pozostałych przypadkach), odsetki ustawowe za opóźnienia w transakcjach handlowych oraz obowiązki raportowe dla największych przedsiębiorstw.

Nowelizacja z 2020 roku rozszerzyła te przepisy, wprowadzając m.in. trzystopniowy system rekompensat (40, 70 i 100 euro) oraz dodatkowe narzędzia zwiększające skuteczność egzekwowania terminowych płatności.

Co jeśli dłużnik odmawia zapłaty rekompensaty?

Wielu dłużników, nawet jeśli decyduje się na spłatę należności głównej, próbuje unikać uregulowania dodatkowych kosztów, argumentując, że „przecież faktura została już zapłacona”. Należy jednak pamiętać, że prawo do rekompensaty 40, 70 lub 100 euro jest niezależne od dobrej woli kontrahenta – to ustawowe roszczenie, które nie wygasa w momencie zapłaty spóźnionego długu głównego. Jeśli dłużnik odmawia zapłaty, warto przejść przez ustandaryzowaną ścieżkę dochodzenia roszczeń:

Ujęcie kwoty w ostatecznym wezwaniu do zapłaty

To pierwszy i najważniejszy krok polubowny. Zamiast prosić o zapłatę samej faktury, należy wysłać formalne przedsądowe wezwanie do zapłaty, w którym precyzyjnie wyszczególnisz: kwotę główną, narosłe odsetki oraz wyliczoną kwotę rekompensaty (wraz z podaniem kursu NBP użytego do przeliczenia). Taka kompleksowa prezentacja zadłużenia uświadamia dłużnikowi, że sprawa traktowana jest profesjonalnie, a dalsza zwłoka będzie generować jedynie kolejne koszty.

Wystawienie i doręczenie noty obciążeniowej

Jeśli dłużnik ignoruje wezwanie, formalnym potwierdzeniem Twojego roszczenia w księgach rachunkowych jest nota obciążeniowa. Przesłanie jej dłużnikowi jest jasnym sygnałem, że kwota ta została oficjalnie zaksięgowana jako jego zobowiązanie. Dokument ten jest również kluczowy dla Twojego działu księgowości, ponieważ pozwala na prawidłowe rozliczenie ewentualnej wpłaty w przyszłości.

Skierowanie sprawy na drogę sądową (Pozew)

Jeżeli etap polubowny nie przynosi efektów, rekompensatę należy doliczyć do pozwu o zapłatę. W tym przypadku powiększa ona tzw. Wartość Przedmiotu Sporu (WPS). W postępowaniu upominawczym sąd zazwyczaj nie bada, czy poniósłeś realne koszty windykacji, ponieważ – jak wspomniano wcześniej – kwota ta należy się „z automatu”. Dla sądu kluczowy jest jedynie dowód wykonania usługi (faktura) oraz dowód braku terminowej wpłaty.

Uzyskanie nakazu zapłaty i klauzuli wykonalności

Po wydaniu przez sąd nakazu zapłaty, który stanie się prawomocny, dysponujesz oficjalnym dokumentem potwierdzającym Twoje prawo do otrzymania 40, 70 lub 100 euro. Jeśli dłużnik nadal nie płaci, nakaz zapłaty opatrzony w klauzulę wykonalności pozwala na skierowanie sprawy bezpośrednio do komornika.

Egzekucja komornicza

Na tym etapie dłużnik nie ma już pola do dyskusji. Komornik ma prawo zająć środki na rachunku bankowym dłużnika, jego wynagrodzenie lub ruchomości, aby pokryć całość długu – w tym należność główną, odsetki, koszty procesu oraz pełną kwotę rekompensaty. Często sam widmo wizyty komornika sprawia, że oporni dłużnicy natychmiast regulują wszystkie należności.

Wsparcie profesjonalnej firmy windykacyjnej

Dla wielu przedsiębiorców samodzielne przechodzenie przez powyższe etapy, pilnowanie terminów i kursów walut jest zbyt czasochłonne i odciąga uwagę od prowadzenia biznesu. W takim przypadku najskuteczniejszym rozwiązaniem jest windykacja firmy prowadzona przez zewnętrznych ekspertów. Profesjonalny pełnomocnik nie tylko przejmuje ciężar komunikacji z dłużnikiem, ale również pilnuje wszystkich terminów procesowych, dbając o to, by każda należna kwota — w tym pełna rekompensata 40, 70 lub 100 euro — została skutecznie wyegzekwowana.

Najczęściej zadawane pytania

Czy rekompensata dotyczy długów konsumenckich?

Nie. Rekompensata za koszty odzyskiwania należności ma zastosowanie wyłącznie do transakcji handlowych (B2B), czyli relacji między przedsiębiorcami lub podmiotami publicznymi. Nie obejmuje zobowiązań konsumenckich.

Czy trzeba wysyłać osobne wezwanie do zapłaty rekompensaty?

Nie. Rekompensata powstaje z mocy prawa, więc nie wymaga dodatkowego wezwania ani osobnej podstawy formalnej. W praktyce jednak warto ją uwzględnić w standardowym wezwaniu do zapłaty dla przejrzystości rozliczeń.

Czy można żądać więcej niż ryczałt, jeśli realne koszty były wyższe?

Tak, ale tylko w określonych sytuacjach. Jeśli rzeczywiste koszty odzyskiwania należności (np. kancelaria prawna, firma windykacyjna) przekraczają zryczałtowaną rekompensatę, można dochodzić różnicy na drodze sądowej. Trzeba jednak wykazać i udokumentować te koszty.

Czy rekompensata przysługuje, jeśli dłużnik zapłacił tylko część faktury?

Tak, ale tylko w zakresie przeterminowanej części należności. Każda nieopłacona lub opóźniona część świadczenia może generować prawo do rekompensaty zgodnie z zasadami dotyczącymi terminów płatności.

Czy dłużnik może zakwestionować rekompensatę w sądzie?

Tak, dłużnik może ją kwestionować, choć co do zasady wynika ona bezpośrednio z ustawy. W praktyce spory dotyczą najczęściej nadużycia prawa, np. sztucznego dzielenia faktur lub nieproporcjonalnych roszczeń względem długu. W takich przypadkach sąd ocenia, czy dochodzenie rekompensaty jest zgodne z jej celem.